04. Conoce los criterios del Protocolo de Acción Temprana y el proceso de gestión

Para las Sociedades Nacionales que eligen impulsar la acción anticipatoria mediante el desarrollo de un PAT/S, la participación temprana con la FICR es esencial. Cada Sociedad Nacional está cubierta por una Delegación de País, una Delegación de Clúster de Países o una Oficina Regional de la FICR. La participación con la FICR debe comenzar desde el inicio de la fase de desarrollo del PAT/S. La FICR puede brindar apoyo técnico, que incluye la coordinación con otras iniciativas de fortalecimiento de capacidades en el país, asesoramiento de expertos sectoriales de la FICR, explicaciones de las normas y directrices de la FICR, y la provisión de lecciones aprendidas de operaciones de respuesta y de acción anticipatoria.

El apoyo sobre la matriz operativa y la estructura presupuestaria de la FICR puede ser proporcionado por el punto focal de la FICR a nivel nacional o regional. El presupuesto del PAT/S debe desarrollarse utilizando la plantilla de presupuesto de la FICR (véase la caja de herramientas) y el asesoramiento sobre el presupuesto puede ser proporcionado por el personal de finanzas de la FICR. Finalmente, el PAT/S finalizado se presentará a la delegación de la FICR para su revisión técnica y financiamiento del DREF de la FICR. No involucrar a la FICR desde el inicio del proceso de desarrollo del PAT/S podría resultar en retrasos en la revisión técnica y aprobación del PAT/S. El DREF de la FICR no proporciona financiamiento para el desarrollo de planes de anticipación o de respuesta. Las Sociedades Nacionales deben buscar otras fuentes de financiamiento para estas actividades.

Una vez finalizada la revisión técnica, la retroalimentación se enviará a la Sociedad Nacional. La Sociedad Nacional tiene tres meses para abordar la retroalimentación directamente en la lista de verificación y realizar cambios en la narrativa del PAT/S en modo de control de cambios.

En cualquier etapa durante el proceso de validación, la Sociedad Nacional puede solicitar una llamada opcional de retroalimentación con el Comité de Validación. Dentro del plazo de tres meses, la Sociedad Nacional debe presentar:

• narrativa del PAT/S con control de cambios
• presupuesto del PAT/S
• lista de verificación de revisión del PAT/S con comentarios detallados

El paquete de documentos debe enviarse a DREF.anticipatorypillar@ifrc.org.

El Comité de Validación tomará entonces 7 días para revisar los cambios realizados y decidirá validar técnicamente el PAT/S, validar técnicamente el PAT/S con condiciones que deben cumplirse antes de su aprobación, o devolver el PAT/S a la Sociedad Nacional para trabajo adicional.

Si el PAT/S es devuelto para trabajo adicional, la Sociedad Nacional tendrá un mes para revisarlo y volver a presentarlo para validación técnica. Nuevamente, el Comité de Validación tomará siete días para revisar los cambios realizados. En esta etapa, si el PAT/S no puede ser validado técnicamente (de forma condicional o incondicional), el PAT/S puede ser devuelto una vez más con un plazo de un mes. Si, en esta etapa, el PATS no puede ser validado técnicamente, el PAT/S será cerrado. La Sociedad Nacional puede tomarse el tiempo que sea necesario para trabajar en el PAT/S antes de volver a presentarlo al DREF de la FICR.

Para más detalles, consulta el capítulo 2 del paquete de orientación de la FICR (proceso de validación del PAT) (véase la caja de herramientas). Esta orientación proporciona una visión general paso a paso del proceso de aprobación, mantenimiento, activación y revalidación del PAT y del PATS. Está diseñada para el personal de la FICR; sin embargo, también proporcionará a las Sociedades Nacionales y a los socios una visión general de los procesos de la FICR.

Una vez que un PAT/S ha sido validado técnicamente, puede proceder a través del proceso de aprobación a cargo del Gestor de Llamamientos del DREF. Una vez completado este proceso, el Pilar Anticipatorio del DREF asignará el presupuesto completo (para el alistamiento anual, para el preposicionamiento y para las actividades de acción temprana) a la delegación de la FICR más cercana a la Sociedad Nacional. La FICR elaborará entonces un resumen del PAT (para un PAT completo) o editará el PAT/S y lo publicará, junto con el presupuesto, en el sitio web de la FICR. La FICR y la Sociedad Nacional (potencialmente también con un socio) firmarán un acuerdo de proyecto, y la delegación de la FICR más cercana desembolsará los fondos para las actividades de alistamiento del primer año, incluidos los costos únicos de preposicionamiento, tal como se establece en el PAT/S.

Para información más detallada, consulta el capítulo 3 de la guía interactiva de la FICR (Aprobación del PAT/S).

Una vez aprobado el PAT/S, la Sociedad Nacional debe adquirir y preposicionar los materiales necesarios para las actividades de acción temprana. A lo largo de la vida útil del PAT/S, deben implementarse las actividades de alistamiento anual para garantizar que la Sociedad Nacional mantenga la capacidad de actuar temprano. Por lo tanto, la Sociedad Nacional deberá solicitar el presupuesto a la FICR e implementar las actividades de alistamiento. Comunícate con tu gerente de proyecto de la FICR para asegurarte de seguir el proceso correcto, incluida la presentación anual de informes financieros y narrativos.

Para información más detallada, consulta el capítulo 4 del paquete de orientación de la FICR (Gestión del PAT/S).

Cuando se alcanza el activador de un PAT/S, la Sociedad Nacional debe iniciar las actividades de acción temprana. La Sociedad Nacional notifica a la FICR sobre la activación utilizando la plantilla de notificación de activación (este documento debe publicarse en el sitio web de la FICR). La FICR liberará el financiamiento previamente acordado para las acciones tempranas de acuerdo con el presupuesto aprobado. En la mayoría de los casos, provendrá de la delegación de la FICR más cercana a la Sociedad Nacional o de la oficina regional de la FICR. Como todos los procesos administrativos se llevaron a cabo durante la fase de aprobación del PAT/S, el financiamiento para las acciones tempranas puede liberarse de inmediato.

Para información más detallada, consulta el capítulo 5 del paquete de orientación de la FICR (Activación del PAT/S).

El PAT/S incluye un plan y presupuesto básico de M&E que debe incluir el monitoreo de actividades durante la activación, una evaluación posterior a la intervención y un taller de lecciones aprendidas o evaluaciones (véase el capítulo 9 del manual de FbF). Estas actividades deben llevarse a cabo dentro del marco temporal operativo del PAT/S y deben alimentar un informe de activación (informe narrativo y financiero) a más tardar 60 días después del fin de la activación (véase el Acuerdo de Proyecto del PAT/S para los requisitos de presentación de informes y las fechas límite detalladas). La realización del taller de lecciones aprendidas y del informe correspondiente es un requisito previo mínimo para revalidar el PAT/S.

Los PAT completos son elegibles para dos activaciones dentro de la vida útil de cinco años, si el activador se alcanza dentro de dicha vida útil.

La segunda activación del PAT debe ser secuencial y no simultánea con la primera activación. Es decir, los fondos para la segunda asignación de preposicionamiento se transferirán una vez que el informe de activación haya sido aprobado. Las actividades de alistamiento anual continuarán, con transferencias anuales basadas en los informes anuales. Si el PAT se activa por segunda vez, la Sociedad Nacional puede activarlo mediante la presentación de la plantilla de notificación de activación. La Sociedad Nacional completa los pasos 6 y 7 de este capítulo antes de proceder al paso 8.

Utilizando la información de las evaluaciones y los hallazgos del taller de lecciones aprendidas, la Sociedad Nacional debe determinar qué cambios deben realizarse en la narrativa y el presupuesto del PAT/S. La FICR sugiere realizar las modificaciones utilizando el control de cambios para que sea fácil identificar los ajustes realizados. Una vez disponible la versión revisada, debe enviarse a la delegación de la FICR para iniciar el proceso de revalidación utilizando los criterios de calidad.