11. Prepararse para la activación: desarrollar capacidades y poner a prueba el plan

Sumario

Alinearse con los sistemas existentes y desarrollar las capacidades y los procedimientos necesarios para la acción anticipatoria es una tarea continua a lo largo de la planificación y el desarrollo del plan de acción anticipatoria, y específicamente del PAT/S. Sin embargo, una vez que hayas finalizado tu plan de acción anticipatoria, sabrás con exactitud qué necesitan tu Sociedad Nacional y sus socios para estar listos para la activación. Esto dependerá, en gran medida, de las necesidades, los recursos, el tiempo y las circunstancias en que se desarrolle el plan. Por ejemplo, es posible que cuentes con menos recursos al elaborar un plan con una comunidad que al desarrollar un proyecto de acción anticipatoria a gran escala con un socio que tiene como objetivo desarrollar un PAT. Este capítulo te guía a través del proceso de evaluación de las capacidades y los procedimientos existentes, identificación de brechas y planificación en consecuencia. Esto implica revisar documentos existentes, consultar con los departamentos pertinentes y finalizar la estructura organizativa del plan de acción anticipatoria, con énfasis en los PAT/S. Otro elemento fundamental para prepararse para una activación es la capacitación y el desarrollo de materiales de orientación que garanticen que todas las personas comprendan sus funciones y responsabilidades. Por último, la difusión del plan de acción anticipatoria y la realización de simulaciones contribuyen a poner a prueba el plan e identificar áreas de mejora.

Paso 1: Mapear las capacidades, los recursos y los procedimientos necesarios para la implementación del plan

Con el borrador de tu plan de acción anticipatoria casi finalizado, debes asegurarte de que lo que se ha plasmado sobre papel también pueda llevarse a la práctica. Para ello, es importante identificar primero las capacidades, los recursos y los procedimientos que deben estar establecidos. Comienza por revisar el documento del PAT/S y anota qué capacidades se necesitan, tanto en términos de habilidades como de cantidad. Para entender cuánto tiempo, cuántas personas y qué habilidades se necesitan para implementar cada acción temprana, consulta al departamento de gestión de desastres de la Sociedad Nacional (o a la filial o a alguien en la comunidad) y/o a la(s) persona(s) a cargo del Equipo Nacional de Respuesta ante Desastres (ENRD). Si la Sociedad Nacional tiene experiencia en la realización de estas actividades, conocerá estos detalles (por ejemplo, ¿cuánto tiempo lleva montar un alojamiento de emergencia y cuántas personas se necesitan?). Con esta información, puedes calcular cuántas personas necesitarás en tu equipo de intervención y qué habilidades deben tener para poder implementar las acciones tempranas y alcanzar el número de hogares objetivo dentro del plazo de ocurrencia. Esto podrás verificarlo y comprobarlo posteriormente como parte de un ejercicio de simulación (véase el paso 6 más adelante).

Si algunas de las actividades las llevan a cabo socios, ya sea de forma parcial o total, es importante registrarlo también para ellos. Asimismo, debes mapear qué procedimientos son necesarios para garantizar una implementación eficiente del plan de acción anticipatoria (véase el capítulo 8).

Al revisar el documento del PAT/S o el plan de acción anticipatoria, anota dónde podrían producirse posibles cuellos de botella. Si realizaste un estudio de factibilidad antes de iniciar tu trabajo en acción anticipatoria, es posible que ya hayas identificado algunos cuellos de botella (por ejemplo, en materia de logística o procedimientos financieros).

Una vez completado este paso, deberías contar con una lista de las capacidades y los procedimientos necesarios, así como una lista de los posibles cuellos de botella.

Paso 2: Revisar las evaluaciones existentes sobre capacidades y procedimientos para identificar brechas

Ahora que sabes lo que necesitas para implementar eficazmente el plan o el PAT/S, es momento de evaluar con qué cuentas. Comienza por revisar los estudios de factibilidad de acción anticipatoria existentes, las evaluaciones PER u otras evaluaciones de las capacidades de la Sociedad Nacional, así como los Procedimientos Operativos Estándar (POE) y los planes de contingencia. Para los PAT/S, es importante evaluar las capacidades tanto a nivel nacional como de filiales, ya que el PAT/S se implementará en ambos niveles.

También puedes consultar al departamento de gestión de desastres de la Sociedad Nacional o al ENRD para evaluar su capacidad. Ten presente que las capacidades de respuesta existentes, incluido el ENRD, podrían necesitar estar preparadas para responder a la amenaza que aborda tu PAT/S, por lo que podría ser necesario garantizar capacidad adicional para que la Sociedad Nacional pueda tomar acción anticipatoria sin limitar su capacidad de respuesta. En muchos casos, algún tipo de respuesta seguirá siendo necesario incluso cuando se tome acción anticipatoria.

Al igual que en el paso 1, si el plan de acción anticipatoria se implementa en colaboración con socios, asegúrate de que sus capacidades también sean evaluadas.

Al revisar los POE, presta especial atención a si están diseñados de manera que faciliten la actuación en anticipación a los desastres.

  • ¿Los procedimientos financieros permiten desembolsos rápidos, por ejemplo, a las filiales para iniciar las acciones tempranas?
  • ¿Los procedimientos logísticos permiten la distribución eficiente de artículos del hogar o efectivo?

Para obtener una visión completa, organiza consultas con los jefes de los departamentos pertinentes y solicita su perspectiva. Puedes hacerlo guiándoles a través de un escenario de cómo prevés que se llevará a cabo la activación del PAT/S o del plan de acción anticipatoria, a qué velocidad, y pidiéndoles que señalen dónde podrían surgir dificultades.

Al comparar las capacidades y los procedimientos existentes revisados con las capacidades y los procedimientos necesarios, deberías tener ahora una visión clara de dónde podrían existir posibles brechas.

Paso 3: Finalizar la estructura organizativa para la implementación

El capítulo 8 describe cómo diseñar el proceso de activación. Ahora es el momento de finalizar la estructura organizativa, de modo que se alcance y mantenga la capacidad organizativa para la implementación del plan de acción anticipatoria antes de una activación (incluyendo las actividades de alistamiento) y durante esta. Cabe señalar que la orientación que se presenta a continuación se centra en los PAT/S, pero también incluye consideraciones válidas para otros planes, como los planes de base comunitaria o el DREF Inminente.

Algunas de las preguntas que debes hacerte son:

  • ¿Quiénes están involucrados a nivel nacional / de sede? ¿Qué personas y departamentos, así como socios, deben participar en las actividades relacionadas con el PAT/S a nivel nacional, tanto durante como fuera del período de activación? Para los socios externos, es recomendable solicitarles que designen un punto focal de acción anticipatoria y un suplente en su nivel, de modo que siempre sean las mismas personas quienes asistan. De lo contrario, es posible que tengas que explicar la acción anticipatoria y el PAT/S en cada reunión o actividad que inicies.
  • ¿Cuál es la estructura a nivel regional / de filiales? Es necesario diseñar una estructura para la implementación del plan de acción anticipatoria o del PAT/S a nivel regional/de filiales. ¿En qué parte de la filial están ancladas la acción anticipatoria y el PAT/S? Por ejemplo, puedes considerar la designación de un punto focal de acción anticipatoria a nivel de filiales, quien será el contacto de la filial fuera del período de activación. Esta persona será entonces el punto de entrada para coordinar las capacitaciones, mantener las listas de contactos, comunicar la acción anticipatoria en la filial, etc.

También deberás diseñar la estructura de la filial durante una activación. ¿Quién estará en contacto con la sede / el nivel nacional? ¿Quién estará en contacto con el equipo de intervención? ¿Qué socios deben involucrarse?

  • ¿Cuál es la composición del equipo de intervención del PAT/S y cómo se organiza? La mejor composición del equipo de intervención depende en gran medida del contexto y de las acciones tempranas a implementar, ya que algunas actividades pueden ser de carácter sensible. En general, el equipo de intervención debe reflejar la diversidad de la comunidad a la que sirve. Debe haber diversidad de género dentro del equipo y, potencialmente, también deben hablarse los distintos idiomas de las comunidades. Además, podrían existir consideraciones en torno a la etnia, la edad y otros factores específicos del contexto que deben tenerse en cuenta. Comunícate con tu asesor/a de PGI para obtener mayor apoyo en este sentido para tu contexto específico.

También debes determinar el tamaño del equipo y cómo implementarán las acciones tempranas. Por ejemplo, puedes dividirlos en subequipos con diferentes áreas de responsabilidad. Esto también influirá en quiénes y cuántos deberán capacitarse en habilidades técnicas específicas (véase el paso 4).

  • ¿En qué niveles participan los actores externos? ¿Y de qué manera? Si actores externos participan en la implementación del PAT/S, es necesario identificar en qué nivel (nacional, regional/provincial/distrital, comunitario) deben involucrarse. También debes asegurarte de que su rol esté claramente definido y sea comprendido por ellos. Esto puede abarcar desde la coordinación a nivel nacional hasta la implementación de acciones tempranas específicas en las comunidades objetivo.
  • Revisar los POE (si es necesario) para dar cabida a las acciones tempranas (véase el paso 2), o identificar alternativas. Si en el paso 2 identificaste algún procedimiento que potencialmente podría convertirse en un cuello de botella o representar de algún otro modo un desafío para la implementación del PAT/S, debes explorar si será posible revisarlo de manera que permita una implementación fluida del PAT/S. Esto podría hacerse mediante una revisión total del procedimiento o añadiendo excepciones, en las que los procedimientos habituales puedan omitirse para, por ejemplo, facilitar una transferencia rápida de fondos a nivel de filiales. Si no es posible revisar los procedimientos existentes, debes identificar maneras alternativas de abordar los posibles desafíos. ¿Sería posible, por ejemplo, acordar con los proveedores de servicios que se les pague por sus servicios una vez implementadas las acciones tempranas, de modo que la implementación no se vea retrasada por la lentitud en la transferencia de fondos?

La Cruz Roja de Malí (CRM) ha desarrollado una estructura de coordinación multinivel para ser utilizada tanto antes como durante una activación de su Protocolo de Acción Temprana para inundaciones fluviales. La participación general de la CRM en la acción anticipatoria es gestionada por el Coordinador Nacional de AA de la CRM, quien también es responsable de la implementación del PAT. Fuera de las ventanas de activación específicas, la CRM alberga un Grupo de Trabajo Nacional en la sede, integrado por los servicios técnicos pertinentes del Estado y la propia CRM. Este grupo se reúne cada dos meses para debatir e intercambiar sobre diversos temas o desafíos relacionados con el PAT.

A nivel regional, todas las filiales de la CRM cuentan con un punto focal de AA designado, que es un voluntario que ha recibido capacitación específica sobre acción anticipatoria y el PAT. El punto focal de AA es responsable de mantener a la filial actualizada y preparada, así como de estar en contacto regular con el coordinador de AA de la Sociedad Nacional a nivel de sede para la coordinación de capacitaciones, talleres y actualizaciones generales, lo que también incluye los datos de monitoreo del nivel umbral. Cada filial de la CRM alberga también un Grupo de Trabajo Regional, integrado por los mismos servicios técnicos del Estado que el grupo nacional, pero a nivel regional. Estos grupos de trabajo regionales se reúnen una vez al año, justo antes del inicio de la temporada de lluvias, para prepararse y actualizar sus conocimientos sobre el PAT.

Todos los secretarios generales regionales de las filiales de la CRM y sus puntos focales de AA se reúnen también anualmente con el Grupo de Trabajo Nacional y el personal pertinente de la sede de la CRM para una capacitación de actualización y un ejercicio de mesa sobre la activación del PAT, además de ser informados de posibles actualizaciones o cambios en el PAT. Debido al vasto territorio de Malí y al contexto de conflicto en partes del país, la CRM ha decidido distribuir el stock preposicionado entre cinco ubicaciones estratégicamente seleccionadas para garantizar un acceso fácil y una intervención eficiente y rápida.

Durante la activación

Durante una activación del PAT, el Grupo de Trabajo Nacional junto con los jefes de departamento de la CRM actuarán como el órgano general de coordinación de la intervención de acción temprana a nivel nacional. A nivel de la filial regional del área donde se activa el PAT, el grupo de trabajo regional y la dirección de la filial de la CRM coordinarán de igual manera la intervención en su área y serán responsables del despliegue del equipo de intervención. El equipo de intervención está liderado por el punto focal de AA de la filial de la CRM y está integrado por 30 voluntarios capacitados de la CRM y agentes de los diversos servicios técnicos pertinentes, en particular la Protección Civil, que desempeña un papel clave en la implementación de las acciones tempranas.

Fuente: Cruz Roja de Malí

Paso 4: Realizar capacitaciones y desarrollar materiales de orientación

Especialmente al desarrollar un PAT/S, en el que se dispone de algo más de tiempo, es probable que ya hayas realizado algunas capacitaciones e introducido a la organización en general en la acción anticipatoria (véanse los capítulos 1 y 2). Ahora que cuentas con un borrador del PAT/S, la acción anticipatoria ha adquirido una forma más concreta y tangible. Además, es posible que haya transcurrido cierto tiempo desde que otro personal estuvo involucrado en el trabajo de acción anticipatoria. Por ello, es conveniente realizar otra ronda de capacitaciones dirigida a los jefes de departamento a nivel nacional de la Sociedad Nacional, a las filiales pertinentes y al personal y los voluntarios que tienen un papel que desempeñar. Además de una capacitación general sobre acción anticipatoria, esta capacitación también debe abordar el contenido específico del PAT/S en cuestión (véase el paso 5 más adelante), así como el Pilar Anticipatorio de la modalidad DREF de la FICR (véase el capítulo 4).

Además de lo anterior, debes asegurarte de que el personal y los voluntarios que tienen tareas específicas en el PAT/S cuenten con las habilidades necesarias para llevarlas a cabo (por ejemplo, cómo montar un alojamiento de emergencia u organizar una distribución de efectivo). A partir de la evaluación previa de las necesidades de capacidad y de las capacidades existentes (pasos 1 y 2 anteriores), deberías tener una visión general de las habilidades requeridas. Con base en esto, puedes diseñar la capacitación para el personal y los voluntarios pertinentes, a fin de garantizar que cuenten con las habilidades adecuadas.

Además de las habilidades específicas para tus acciones tempranas, debes asegurarte de que el personal y los voluntarios reciban capacitación o sean sensibilizados en aspectos de Protección, Género e Inclusión (PGI), de modo que puedan identificar las necesidades específicas de grupos particulares, incluidos los grupos marginalizados, y sepan cómo relacionarse de manera respetuosa con personas de distintos contextos. Considera también capacitaciones en Primeros Auxilios Psicológicos, Primeros Auxilios y Participación Comunitaria y Rendición de Cuentas. Consulta al ENRD para conocer qué capacitaciones generales reciben el personal y los voluntarios, ya que el contenido podría ser también pertinente para el equipo de intervención de acción anticipatoria.

Dado que un PAT completo tiene una vigencia de 5 años (un PATS tiene una vigencia de 2 años), esta capacitación no debe ser un evento único. Durante los 5 años habrá rotación de personal y de voluntarios, y las habilidades se deterioran si no se aplican ni se actualizan periódicamente. Por ello, será importante planificar nuevas capacitaciones y capacitaciones de actualización como parte de las actividades de alistamiento a lo largo del período del PAT/S (véase el capítulo 10 sobre actividades de alistamiento).

Paso 5: Difundir el plan de acción anticipatoria

Es importante que el contenido del PAT/S sea ampliamente conocido en toda la organización. La ventana de activación es intensa y, en el caso de amenazas de inicio súbito, bastante breve. Habrá poco tiempo para introducir a las personas en la acción anticipatoria y capacitarlas una vez activado el PAT/S. El personal debe tener una comprensión general de cómo funciona la acción anticipatoria, y específicamente el PAT/S, dentro de la organización, para que las acciones tempranas puedan implementarse de manera eficiente y no queden atrapadas en cuellos de botella organizativos.

Todo el personal y los voluntarios que tienen un papel que desempeñar en el PAT/S deben saber qué se espera de ellos durante una activación, incluidos los socios externos. Esto puede hacerse mediante la difusión del documento del PAT/S, ya sea impreso o en formato digital, y a través de presentaciones en capacitaciones o talleres. De preferencia, debe ser una combinación de ambas modalidades, ya que esto aumentará la exposición al documento. Es importante que esto no ocurra únicamente a nivel de la sede, sino que llegue también a todas las filiales pertinentes, de modo que estas también estén informadas y tengan conocimiento del PAT/S y su contenido.

Una manera de garantizar que el contenido sea fácilmente accesible, especialmente durante una activación, es desarrollar un “PAT/S de bolsillo” que resuma los elementos clave del PAT/S y ofrezca una visión general de su contenido (véase el ejemplo de Perú y Filipinas en la caja de herramientas). El PAT/S de bolsillo también puede adaptarse para que distintas versiones aborden diferentes partes de la organización y destaquen sus áreas de enfoque específicas: por ejemplo, una versión para el equipo de intervención centrada en las acciones tempranas que deben implementar en las comunidades, y otra versión para los jefes de departamento en la sede centrada en las decisiones que deben tomar.

Una buena manera de garantizar que todas las personas hayan comprendido sus funciones y el contenido del PAT/S, al tiempo que se les capacita para llevar a cabo sus tareas, es mediante ejercicios de simulación, como se analiza en el siguiente paso.

Paso 6: Poner a prueba el plan mediante una simulación

Un ejercicio de simulación, también conocido como ejercicio de mesa o simulacro, es una excelente manera de poner a prueba la eficacia de los planes, procedimientos, protocolos, directrices y capacidades desarrollados (véase el capítulo 8), de comprobar si las acciones tempranas son factibles dentro del plazo de ocurrencia disponible y de verificar si las funciones y responsabilidades están claras para todas las personas involucradas. Una simulación permite que el PAT/S pase de la teoría a la práctica, posibilita su evaluación y, eventualmente, el perfeccionamiento de sus procedimientos.

El PAT/S suele desarrollarse en gran medida a nivel de la sede, pero la implementación del PAT/S es frecuentemente responsabilidad de las filiales y de los gobiernos locales. Asegúrate de incluir a las filiales y a otros socios pertinentes (por ejemplo, autoridades locales y el servicio hidrometeorológico) en la simulación.

Alejandro Terán habla sobre la importancia de los simulacros y las simulaciones, y comparte sus experiencias con los ejercicios de ceniza volcánica en Ecuador:

Paso 6.1: Comprender por qué y cuándo utilizar una simulación

La guía de simulaciones de la FICR y de CADRIM (véase la caja de herramientas) distingue cuatro tipos de ejercicios de simulación:

Ejercicios de mesa: Ejercicio basado en debate en el que las partes interesadas analizan las acciones que deben tomarse ante una situación de desastre ficticia. El objetivo de un ejercicio de mesa es identificar y resolver problemas, al tiempo que permite a los participantes comprender mejor las responsabilidades, los recursos y los procedimientos operativos de cada uno.

Los objetivos de un ejercicio de mesa para la acción anticipatoria incluyen:

  • Evaluar la capacidad de toma de decisiones del personal y los voluntarios responsables de implementar las acciones tempranas descritas en un PAT/S o plan de acción anticipatoria.
  • Validar el plan de acción anticipatoria, por ejemplo, el PAT/S y sus supuestos.
  • Poner a prueba los mecanismos de coordinación de las partes interesadas internas y externas que tienen un papel en el plan de acción anticipatoria.
  • Preparar a quienes tienen autoridad de toma de decisiones para gestionar los aspectos pertinentes del plan de acción anticipatoria durante la activación.

Simulacros: Ejercicio operacional que requiere la movilización y el uso de recursos en un escenario de desastre ficticio. El objetivo de un simulacro es poner a prueba una sola operación, función o sistema específico. Por ejemplo, un simulacro de kits de fortalecimiento de alojamiento puede utilizarse para poner a prueba el procedimiento de la Sociedad Nacional para esta acción temprana.

Los objetivos de un simulacro para la acción anticipatoria incluyen:

  • Comprobar la factibilidad, la viabilidad y el carácter oportuno de las acciones tempranas.
  • Identificar posibles desafíos en la coordinación entre las partes interesadas involucradas.
  • Evaluar las habilidades y el uso de técnicas, herramientas, recursos y acciones relacionados con la implementación del plan de acción anticipatoria.
  • Poner a prueba la capacidad de los voluntarios y las filiales para implementar exitosamente el plan de acción anticipatoria, por ejemplo, el PAT/S, a fin de identificar brechas.
  • Evaluar la respuesta general de una comunidad de muestra ante las acciones tempranas previstas, si corresponde.

Ejercicios funcionales: Ejercicio operacional completamente simulado que pone a prueba la capacidad de una organización para responder a una situación ficticia. Este ejercicio también requiere la movilización y el uso de recursos, pero se diferencia del simulacro en que se utiliza para poner a prueba múltiples funciones del plan operativo de una organización.

Ejercicios de campo: Ejercicio operacional a gran escala que se lleva a cabo en un entorno de alta exigencia, con una duración de hasta varios días. Este tipo de ejercicio pone a prueba la mayoría de las funciones de un plan operativo, ya que implica la movilización de todo el equipo y el personal de emergencia necesarios en una situación real.

En 2019, la Cruz Roja Filipina (CRF) organizó tres simulaciones para poner a prueba las acciones tempranas del PAT para tifones, a saber: cosecha temprana de árboles de abacá en la isla de Catanduanes, fortalecimiento de alojamientos en la provincia de Aurora y evacuación de ganado en la provincia de Davao Oriental.

Formato de mesa + simulacro de la CRF

Aunque las acciones tempranas sometidas a prueba variaron, el formato de tres días para todos los capítulos de la CRF fue siempre el mismo:

Día 1
El primer día se dedicó a un ejercicio de mesa para repasar lo que el capítulo debía hacer al simular el momento en que recibía el mensaje de que se había alcanzado el umbral (cuatro días antes de que el tifón tocara tierra).

Día 2
El segundo día la CRF realizó un simulacro que abarcó las acciones tempranas a tomar tres y dos días antes del toque de tierra.

Día 3
El último día estuvo reservado para una sesión de información detallada sobre el ejercicio de simulación.

Para cada ejercicio de simulación, la CRF animó a otros capítulos a unirse e invitó también a socios del gobierno provincial. El segundo día, los participantes se distribuyeron para ir a diferentes comunidades (con distintas acciones tempranas).

Cada simulación requirió una preparación considerable antes de llevarse a cabo. Es fundamental que la simulación se planifique conjuntamente con todas las agencias involucradas a nivel provincial, así como con las comunidades participantes, desde una etapa temprana (al menos un mes antes).

Los criterios a continuación representan los componentes mínimos de preparación de la CRF:

  • Un escenario de tifón lo más fiel posible a la realidad.
  • Participación de todas las agencias y participantes necesarios para ejecutar todas las funciones y responsabilidades del PAT.
  • Recursos (por ejemplo, transporte, materiales, voluntarios).

El Informe de Simulación de la CRF de 2019 (en la caja de herramientas) detalla el enfoque.

Realizar simulaciones ha generado importantes beneficios para la CRF. El delegado de acción anticipatoria de la Cruz Roja Alemana en el momento de la simulación lo expresó así:

“La simulación fue de gran ayuda para que el capítulo de la CRF en Catanduanes pudiera activar acciones tempranas el 2 de diciembre de 2019, antes del toque de tierra del Tifón Tisoy. En tormentas pasadas, cuando los árboles de abacá quedaron destruidos, esto no solo significó pérdidas significativas para los agricultores, sino también una falta continua de ingresos para los trabajadores normalmente contratados para procesar las fibras. Los voluntarios de la CRF estaban solos, ya que nuestro equipo no logró llegar a la isla tres días antes del toque de tierra del tifón. Sin embargo, el capítulo de Catanduanes asumió plena responsabilidad sobre sus acciones tempranas y ejecutó todo según lo planificado: se seleccionaron cinco barangays (comunidades) con las autoridades municipales de Caramoran, y se desplegaron voluntarios en cada una de ellas para (i) reclutar 20 trabajadores, (ii) validar la lista de las fincas que debían recibir apoyo para la cosecha temprana de árboles de abacá, y (iii) supervisar la cosecha temprana de los árboles de abacá maduros en las fincas seleccionadas. Aunque la coordinación con las autoridades provinciales pudo haber sido algo mejor, los voluntarios aplicaron los aprendizajes del ejercicio de simulación, e incluso probaron el deshoje de los árboles jóvenes de abacá.

Más allá de la importancia de capacitar a los capítulos, a las autoridades y a los voluntarios, los ejercicios de simulación son muy importantes para validar algunos de los supuestos que formulamos en el PAT: como el tiempo necesario para fortalecer viviendas con kits de fortalecimiento de alojamiento, cómo orientar mejor a los trabajadores y a los beneficiarios, cómo registrar los animales evacuados, etc. Todos estos aprendizajes solo pueden obtenerse mediante pruebas en tiempo real (y si no contamos con un tifón para realizar una activación, lo mejor es hacer simulaciones)”.

Paso 6.2: Decidir qué tipo de simulación se desea realizar y planificar, diseñar y organizar la simulación

Muchas Sociedades Nacionales tienen amplia experiencia con distintos tipos de simulaciones. Si tienes menos experiencia, es útil comenzar con un ejercicio de mesa y no con un ejercicio de campo a gran escala.

Preguntas orientadoras para decidir qué tipo de simulación realizar:

  • ¿Qué quieres poner exactamente a prueba? ¿Quieres poner a prueba acciones tempranas o procesos? Selecciona el enfoque que mejor se adapte a lo que deseas evaluar.
  • ¿Cuánta experiencia tienes con las simulaciones? Si nunca has realizado un ejercicio de campo pero sí has llevado a cabo simulacros, comienza con un simulacro.
  • ¿Cuánta experiencia tienes con esta acción temprana? ¿Se ha implementado de manera similar como acción de respuesta o se trata de un enfoque completamente nuevo? Si es completamente nuevo, un simulacro podría ser más adecuado que poner a prueba varias acciones simultáneamente.
  • ¿Ya se han puesto a prueba o incluso implementado las acciones tempranas en otro lugar? ¿Pueden extraerse lecciones de ello para tu plan de acción anticipatoria?
  • ¿A quiénes se pondrá a prueba o quiénes participarán? ¿Están todas las partes dispuestas o disponibles para participar?
  • ¿Cuándo y dónde tendrá lugar la simulación? ¿El momento es el adecuado?
  • ¿En qué medida estuvieron involucrados los socios y las autoridades locales en el desarrollo del plan de acción anticipatoria? Una simulación es una experiencia de aprendizaje para todos los involucrados, pero tampoco debe abrumar a los socios. Selecciona el tipo de simulación según la capacidad de los socios.
  • ¿Ya tienes indicios de dónde podrían existir brechas en tu Sociedad Nacional o en los socios (por ejemplo, en capacidad, procesos o conocimientos)? ¡Esto podría valer la pena ponerlo a prueba!
  • ¿Cuánto presupuesto y tiempo quieres o tienes disponible para invertir?

Solicita apoyo a la FICR para la simulación

Comunícate con la FICR para recibir apoyo en la planificación e implementación del ejercicio de mesa que pone a prueba los procesos de comunicación y administrativos, en particular los de una activación del PAT/S. La FICR ha apoyado varios ejercicios de mesa para la acción anticipatoria, incluido el apoyo del personal del Pilar Anticipatorio del DREF de la FICR. Esto resulta especialmente útil cuando es tu primer PAT/S y los procesos aún no están claros para todos.

Una vez definido el tipo de simulación, organiza una primera reunión de coordinación con los socios clave. Por ejemplo, esta podría incluir:

  • El equipo de coordinación de acción anticipatoria y otro personal pertinente de la Sociedad Nacional,
  • Autoridades gubernamentales (por ejemplo, servicios nacionales hidrometeorológicos, gestión de desastres y departamentos sectoriales pertinentes),
  • Voluntarios de las filiales respectivas,
  • Miembros de la comunidad,
  • Oficinas de la FICR y organizaciones socias pertinentes.

Nota: Consulta la estructura de equipo sugerida y sus responsabilidades en la Guía de Simulaciones de la FICR y de CADRIM.

En general, todos los tipos de simulaciones requieren una planificación exhaustiva. Consulta la sección correspondiente en la Guía de Simulaciones de la FICR y de CADRIM, que también incluye plantillas. Algunos aspectos comunes a todos los tipos de simulaciones son:

  • Definir los objetivos de la simulación
  • Determinar el alcance, los productos y las actividades para cada objetivo
  • Establecer el cronograma para cada producto y actividad
  • Definir el público objetivo y las partes interesadas
  • Identificar los recursos y los acuerdos logísticos necesarios
  • Asignar un presupuesto
  • Verificación final de los preparativos

Una vez que tengas un plan, diseña la simulación. Por lo general, esto incluye los siguientes pasos:

  • Desarrollar el guion o la “verdad maestra” (nota: ¡esto nunca se comparte con los participantes con anticipación!)
  • Desarrollar materiales de apoyo (por ejemplo, informes de medios de comunicación, declaraciones del gobierno)
  • Desarrollar los injects (los injects son estímulos o actualizaciones del escenario que provocan respuestas adicionales de los participantes)

Por último, antes de llevar a cabo la simulación, es necesario organizarla. Esto incluye aspectos como el envío de invitaciones, la organización del alojamiento y la confirmación del lugar.

Paso 6.3: Llevar a cabo la simulación

Una vez finalizada toda la planificación y cuando los participantes llegan al lugar y a la hora programados, se puede dar inicio a la simulación. A continuación, se presentan algunos pasos generales para la ejecución de la simulación:

  • Informar a los participantes sobre el proceso y los objetivos
  • Informar a los evaluadores sobre sus funciones y responsabilidades
  • Asegurarse de que todos los participantes estén debidamente identificados
  • Gestionar la entrega de los injects
  • Gestionar los debates con los participantes
  • Realizar una sesión informativa inmediatamente después de la simulación
  • Dar seguimiento a los participantes

¡Informa a las comunidades!

Si pones a prueba un plan nacional, asegúrate de informar a las comunidades sobre la simulación para que todos sus miembros tengan claridad al respecto. Ten también en mente a las personas que podrían no poder escuchar o ver, para garantizar que entiendan que se trata de una simulación y no de una activación de un plan de acción anticipatoria. Debe quedar claro para todos que sus hogares no se inundarán en cinco días, sino que simplemente se está simulando este escenario.

Paso 6.4: Evaluar y compartir las lecciones aprendidas

An evaluation of the simulation is key to identifying the lessons learned and improving processes going forward. We want to know the following: What went well? What can be improved? What are lessons learned? What are ways to improve the mechanisms tested?

Usually there are two types of evaluations

Evaluation of the participants’ performance during the simulation.

Participants and organizers should take a critical look at the following:

  • Organization: The achievement of goals given the assumptions and conditions under which participants were working.
  • Information management
  • Decision making: Their ability to take appropriate and pertinent decisions under pressure. The use of innovation in the absence of critical resources.
  • Coordination and integrated management of the situation.
  • The logic and consistency of decisions made compared to the National Society Standard Operating Procedures.
  • The specific performance of each of the participants (leadership, involvement, interest, teamwork, etc.).

Consulta el informe en la caja de herramientas de simulación llevada a cabo por la Sociedad de la Media Luna Roja de Bangladesh (BDRCS), en estrecha colaboración con los actores de protección social y gestión de desastres del gobierno, para poner a prueba cómo los sistemas de protección social podrían apoyar la acción anticipatoria en el distrito de Rajshahi, en agosto de 2025. La simulación implicó la entrega de transferencias de efectivo a través de los canales de pago del sistema de protección social a beneficiarios del Programa de Subsidio para Personas Mayores, con el fin de simular cómo el efectivo anticipatorio podría entregarse de manera oportuna y rápida para reducir los impactos de las olas de calor en las personas mayores, utilizando para la focalización las listas de beneficiarios de las oficinas gubernamentales.

Evaluación de la organización de la simulación.

La evaluación de la organización se refiere a la planificación, la logística, el diseño y la ejecución del ejercicio.

Aprovecha los recursos existentes

Si ya has desarrollado un plan de MEAL (véase el capítulo 9), puedes utilizarlo para apoyar la evaluación de tu simulación.

En última instancia, el equipo de evaluación debe reunirse para intercambiar notas y elaborar una evaluación integral. Un documento de evaluación final debe incluir las lecciones aprendidas y las recomendaciones. En la caja de herramientas puede encontrarse un ejemplo de Nepal.

Paso 7: Integrar las lecciones aprendidas en los materiales de orientación y las capacitaciones

Si la simulación ha demostrado que ciertos supuestos, plazos, procedimientos o disposiciones de tu plan de acción anticipatoria no son realistas o factibles, revisa el plan en consecuencia. Para los PAT/S, asegúrate también de indicar en el documento del PAT/S que has puesto a prueba ciertos aspectos del PAT/S en una simulación. Esto ayudará al comité de validación a comprender mejor tus decisiones.

Si has desarrollado materiales de orientación, por ejemplo, un PAT/S de bolsillo u otro material de capacitación, asegúrate de actualizarlos también y de capacitar al personal y a las demás partes interesadas en consecuencia.

Caja de Herramientas

Orientación sobre simulaciones

Examples from other countries

Quiz

Chapter 11

1 / 5

What is the primary goal of a simulation to test an Early Action Protocol (EAP)?

2 / 5

Which of the following roles should be included in the organizational structure at the regional/branch level for the EAP?

3 / 5

Which of the following aspects are important when reviewing the capacities and procedures for implementing an EAP? (Select all that apply)

4 / 5

Which of the following activities should be included in an EAP simulation? (Select all that apply)

5 / 5

Which of the following statements about conducting a simulation are true?

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