12. Presenta el PAT/S a la FICR para su financiamiento

Una vez que estés listo para presentarlo, todos los PAT/S (narrativa y presupuestos) deben enviarse a DREF.anticipatorypillar@ifrc.org y a la Delegación de la FICR más cercana a la Sociedad Nacional. La FICR alienta a las Sociedades Nacionales a presentar su PAT/S utilizando el mensaje proforma de “presentación”; sin embargo, esto no es obligatorio. En la plantilla proforma de la caja de herramientas también encontrarás algunos de los contactos sugeridos de la FICR a quienes copiar en el correo electrónico de presentación.

Una vez presentado, el PAT/S será revisado simultáneamente por la FICR y el Comité de Validación, que se guía por un conjunto de criterios de calidad (encuéntralos en la caja de herramientas más abajo). Existe un conjunto de criterios de calidad para un PAT completo y otro para un PATS. Estos criterios están disponibles públicamente y deben consultarse durante el proceso de desarrollo. También se presentan con mayor profundidad en el capítulo 4.

La revisión técnica no debe tomar más de 14 días. Una vez finalizado el proceso de revisión técnica, la retroalimentación consolidada será enviada de vuelta a la persona/dirección de correo electrónico que realizó la presentación original del PAT/S.

La Sociedad Nacional debe responder a todos los comentarios planteados en el marco de la revisión técnica. Las Sociedades Nacionales deben realizar los cambios en la narrativa del PAT/S en control de cambios y proporcionar respuestas escritas detalladas a los comentarios en la lista de verificación. Al hacerlo, el Comité de Validación puede identificar rápidamente qué se ha revisado, lo que agiliza la siguiente revisión.

La Sociedad Nacional puede solicitar una llamada de retroalimentación opcional con el Comité de Validación. Esta llamada es una oportunidad para analizar cómo se desarrolló el PAT/S, qué se consideró y se incluyó o se descartó durante el proceso de desarrollo. También puede ser una buena oportunidad para aclarar comentarios y priorizar qué debe abordarse para la aprobación inmediata y qué sugerencias pueden esperar para revisiones futuras.

Una vez que la Sociedad Nacional considere que ha abordado todos los comentarios, debe volver a presentar el PAT/S revisado, el presupuesto y la lista de verificación a la Delegación de la FICR y a DREF.anticipatorypillar@ifrc.org, copiando a los demás contactos indicados en la “plantilla proforma de nueva presentación” (véase la caja de herramientas más abajo).

El equipo global del DREF enviará entonces las versiones revisadas al Comité de Validación, que dispondrá de una semana para la revisión de seguimiento. En función de las respuestas proporcionadas por la Sociedad Nacional, el Comité de Validación podrá decidir:

• Validar técnicamente el PAT/S
• Validar técnicamente el PAT/S con condiciones
• Solicitar trabajo adicional o aclaraciones a la Sociedad Nacional

Mi PAT/S ha sido validado técnicamente, ¿qué ocurre a continuación…?

Hay algunos pasos que deben completarse antes de que el PAT/S pueda ser aprobado. El Gestor de Proyecto de la FICR es responsable de:

• Limpiar la narrativa del PAT/S del control de cambios.
• Enviar el presupuesto del PAT/S para su validación por parte del Jefe Regional de Finanzas de la FICR.
• Redactar el resumen del PAT completo (no se requiere un resumen para un PATS).

Cabe señalar que estos pasos no son secuenciales; pueden iniciarse y avanzarse simultáneamente. Una vez que el Gestor de Proyecto de la FICR completa estos pasos, el paquete se presenta al Gestor de Llamamientos del DREF de la FICR para su aprobación. Este paso es rápido una vez que el paquete de documentos está preparado.

Cuando el PAT/S es aprobado por el Gestor de Llamamientos del DREF de la FICR, los códigos quedarán abiertos (incluido un código operativo/MDR y un código de proyecto), y los fondos serán asignados a la Delegación de la FICR más cercana a la Sociedad Nacional. El PMER Regional de la FICR es responsable de publicar el Resumen del DREF/PAT o el PATS en la página de llamamientos del sitio web de la FICR.

A continuación, el Gestor de Proyecto de la FICR debe redactar el acuerdo de proyecto (AP) entre la FICR y la Sociedad Nacional. Si una Sociedad Nacional Socia tiene un rol en el mantenimiento o la activación del PAT/S, también puede ser parte del acuerdo de proyecto. Por ejemplo, en algunos casos, una Sociedad Nacional Socia puede realizar las adquisiciones en nombre de una Sociedad Nacional, o puede acordar adelantar los fondos para la activación a la Sociedad Nacional anfitriona hasta que lleguen los fondos del DREF de la FICR.

El acuerdo de proyecto describe el presupuesto para el alistamiento, el stock y la acción temprana, e incluye un cronograma de pagos e informes. El acuerdo de proyecto debe ser firmado por el Jefe de Delegación de la FICR y por la dirección de la Sociedad Nacional (y la Sociedad Nacional Socia, si corresponde). La primera transferencia a la Sociedad Nacional incluirá los fondos para el preposicionamiento de stock y para el primer año de alistamiento, y debe transferirse a la Sociedad Nacional dentro de los diez días siguientes a la firma del acuerdo de financiamiento del proyecto. La Sociedad Nacional debe preparar y presentar la “solicitud de pago” que normalmente completa cuando solicita fondos a la FICR.

Anualmente, la Sociedad Nacional debe preparar un informe narrativo y financiero sobre las actividades realizadas. La presentación de este informe es condición para la siguiente transferencia de fondos destinados a las actividades de alistamiento.

Los cambios en un PAT/S pueden realizarse en cualquier etapa. Se recomienda comunicarse con el punto focal regional del DREF de la FICR para analizar los cambios propuestos. Dependiendo del alcance y la magnitud de los cambios, algunos podrán ser acordados por el equipo global del DREF, otros deberán ser acordados por el Gestor de Llamamientos del DREF de la FICR, y otros podrán necesitar ser remitidos nuevamente al Comité de Validación. Una vez acordados los cambios, el PAT/S y/o el presupuesto deben actualizarse, y los cambios anunciarse mediante una actualización de operaciones.