13. Activa, revisa y vuelve a presentar el PAT/S

Sumario

Una vez que tu PAT/S ha sido aprobado por el DREF de la FICR, es momento de adquirir y preposicionar el stock y llevar a cabo las actividades de alistamiento, mientras se monitorea el umbral. El punto focal de la Sociedad Nacional, con el apoyo del Gestor de Proyecto de la FICR, debe elaborar un plan de trabajo con el fin de monitorear la implementación de las actividades de alistamiento previas a la temporada de la amenaza.

Este capítulo describe brevemente el proceso para activar el PAT/S cuando se alcanza el umbral y, eventualmente, revisarlo y volver a presentarlo para su revalidación.

Paso 1: Activar el PAT/S

Si en cualquier momento se alcanza el umbral preaprobado, la Sociedad Nacional puede comenzar a implementar sus actividades de acción temprana. La activación debe ser confirmada por el equipo global del DREF de la FICR, y esto se realiza mediante la plantilla de activación. La plantilla de activación puede prepararse con antelación (ya que las acciones tempranas y el presupuesto han sido preaprobados) y puede actualizarse con los detalles específicos de la activación cuando se alcance el umbral.

Activación sin haberse alcanzado el umbral preacordado

El PAT y el PATS son modalidades de financiamiento preacordadas; el financiamiento está garantizado sobre la base de un umbral preaprobado, un conjunto preaprobado de actividades de acción temprana y un presupuesto preaprobado. Esto significa que, en el momento en que se alcanza el umbral preaprobado, la Sociedad Nacional puede comenzar de inmediato a realizar las actividades de acción temprana. Pero ¿qué ocurre si el pronóstico preaprobado no predice la amenaza, pero otras fuentes de pronóstico indican la probabilidad de que la amenaza sea inminente? ¿O si no se ha alcanzado el nivel umbral, pero las comunidades en riesgo ya están experimentando impactos severos? ¿O qué ocurre si…?

Puede haber muchas razones por las que una Sociedad Nacional desee activar su PAT/S. Existe flexibilidad para activar el protocolo si no se ha alcanzado el umbral preacordado; sin embargo, esto requiere una aprobación excepcional por parte del Gestor de Llamamientos del DREF antes de activar el PAT/S. Debes comunicarte con el punto focal regional del DREF y enviar la mayor cantidad de información posible para justificar la activación a DREF.anticipatorypillar@ifrc.org. El equipo del DREF procura garantizar la mayor flexibilidad posible con el fin de proteger a las comunidades vulnerables con anticipación a una amenaza.

Para acceder al presupuesto de acción temprana, la Sociedad Nacional debe presentar la “solicitud de pago” firmada junto con la plantilla de activación completada al Gestor de Proyecto de la FICR. La plantilla de activación es publicada en el sitio web de la FICR por el Punto Focal de PMER Regional de la FICR.

Si deseas obtener más información sobre el proceso de activación, lee el capítulo cinco del paquete de orientación interactiva de la FICR.

Paso 2: Monitoreo e informes posactivación

En el marco de un PAT completo, las Sociedades Nacionales pueden planificar hasta dos activaciones. Tras la primera activación, la Sociedad Nacional realiza el monitoreo posdistribución, el taller de lecciones aprendidas (encontrarás más información sobre evaluaciones y lecciones aprendidas en el capítulo 9) y elabora un Informe de Activación. En esta etapa (o en cualquier otra etapa), la Sociedad Nacional puede realizar cambios en el PAT y el presupuesto, basándose en las recomendaciones derivadas de la primera activación. Si todo se desarrolló según lo planificado, la Sociedad Nacional no necesita realizar ningún cambio en el PAT ni en el presupuesto. Una vez publicado el informe, la Sociedad Nacional puede solicitar la segunda asignación para el stock y continuar con las actividades de alistamiento, mientras monitorea el pronóstico en caso de una segunda activación.

Tras la segunda activación de un PAT o la primera activación de un PATS, el PAT/S concluirá al finalizar el marco temporal operativo, normalmente tres meses después de la activación. El Gestor de Proyecto de la FICR revisará el cierre del PAT/S en el sistema IFRC Ready y creará un Informe de Activación (todos los informes pendientes futuros serán cancelados). La Sociedad Nacional sigue el mismo proceso, realizando el monitoreo posdistribución y facilitando un taller de lecciones aprendidas. Estas actividades deben completarse dentro del marco temporal operativo para ser elegibles para financiamiento por parte del DREF de la FICR.

Si no es posible realizar el monitoreo posdistribución o el taller de lecciones aprendidas dentro del marco temporal operativo, la Sociedad Nacional debe considerar solicitar una extensión sin costo adicional mediante una actualización de operaciones. Esta solicitud debe realizarse antes del fin del marco temporal operativo vigente. Por favor, analiza esta solicitud con el Gestor de Proyecto de la FICR, quien puede contactar al punto focal regional del DREF, o comunícate directamente con el equipo global del DREF a través de DREF.anticipatorypillar@ifrc.org.

La Sociedad Nacional también debe completar el informe de activación y presentarlo a la FICR según el plazo revisado mencionado anteriormente. Si tienes alguna pregunta sobre el plazo de presentación de informes, consulta al Gestor de Proyecto de la FICR o a tu Punto Focal Regional del DREF de la FICR. Los retrasos en la presentación del informe de activación pueden afectar la capacidad de la Sociedad Nacional para acceder al financiamiento del DREF de la FICR, por lo que se recomienda completar el informe narrativo y financiero a la brevedad posible.

¿Qué sucede si no activo mi PAT/S?

Si durante la vigencia del PAT/S no se produce ninguna activación (cinco años para el PAT completo o dos para el PATS), la Sociedad Nacional debe elaborar un Informe Final (narrativo y financiero) y presentarlo a la Delegación de la FICR según lo establecido en el acuerdo de financiamiento del proyecto. El Gestor de Proyecto de la FICR puede apoyar la aprobación del informe y se coordinará con el punto focal de PMER de la FICR para publicar el informe en el sitio web de la FICR.

Paso 3: Revisar y volver a presentar

Una vez que hayas completado cualquier monitoreo posdistribución, taller de lecciones aprendidas u otra evaluación o revisión (véase el capítulo 9 para la orientación sobre MEAL), o si tu PAT/S finaliza sin activarse, debes revisar y actualizar el PAT/S y el presupuesto. Todos los cambios deben realizarse en control de cambios en la narrativa original aprobada del PAT/S (no es necesario reescribir el PAT/S), lo que ayudará al Comité de Validación a identificar rápidamente los cambios realizados. Si la activación se desarrolló según lo planificado, no es necesario realizar cambios en el PAT/S ni en el presupuesto.

Talleres de lecciones aprendidas

Un taller de lecciones aprendidas normalmente dura de 1,5 a 2 días; sin embargo, recomendamos añadir uno o dos días adicionales en el plan y el presupuesto del taller de lecciones aprendidas para actualizar el PAT/S directamente. Si esto no es posible, y se requiere tiempo adicional para actualizar el PAT/S con las recomendaciones, o si es necesario consultar a otras partes interesadas, la Sociedad Nacional puede utilizar el día o los dos días adicionales para elaborar un plan y un cronograma sobre cuándo se realizarán los cambios.

Una Sociedad Nacional no necesita realizar muchos cambios si la activación se desarrolló en gran medida según lo planificado. Recuerda tomar las plantillas más recientes del Manual de AA o de las Directrices del DREF, y realizar cualquier cambio en la narrativa en control de cambios; esto debería ayudar a agilizar el proceso de revalidación.

El Comité de Validación tendrá acceso al informe de lecciones aprendidas compartido con la FICR y esperará ver cómo se han incorporado las lecciones y recomendaciones. Asegúrate también de actualizar el presupuesto en función de los cambios realizados.

Una vez revisados el PAT/S y el presupuesto, vuelve a presentar el PAT/S siguiendo el proceso que comienza en el paso 1 del capítulo 12. El proceso será el mismo que para la presentación inicial.

Si deseas obtener más información sobre el proceso posactivación, lee el capítulo seis del paquete de orientación interactiva de la FICR.