08. Desarrolla los procesos de activación para tu plan de acción anticipatoria

Sumario

Este capítulo profundiza en el desarrollo de procesos de activación eficaces para tu plan de acción anticipatoria. Reconociendo la sensibilidad temporal en la implementación de acciones tempranas, el capítulo subraya la necesidad de un proceso ágil. Se introducen tres componentes fundamentales:

  • Procesos de monitoreo de pronósticos y activación
  • Proceso y cronograma de implementación de acciones tempranas
  • Protocolo de comunicación

El objetivo principal de establecer estos procesos es clarificar los pasos, los roles y las responsabilidades durante una activación. Una recomendación clave es la elaboración de un diagrama integral del proceso de implementación o plan de activación, que describa las actividades desde el monitoreo del umbral y la activación hasta el protocolo de comunicación (véase el paso 2 a continuación).

La implementación práctica se desglosa en cinco pasos, incluyendo el establecimiento de un sistema de monitoreo de pronósticos, la elaboración de un protocolo de comunicación y la garantía de la configuración técnica necesaria.

Ten en cuenta que la orientación que se presenta a continuación fue diseñada para PAT. Sin embargo, puedes usarla en cualquier enfoque de acción anticipatoria en el que cuentes con el tiempo y los recursos necesarios para elaborar un plan con antelación. Por favor ajusta los pasos en consecuencia.

Paso 1: Establecer un sistema de monitoreo de pronósticos y procesos de activación

Ahora que has desarrollado un umbral, debes asegurarte de que exista un sistema o proceso que monitoree los pronósticos (y/o los indicadores relacionados con el umbral) y alerte a los actores pertinentes cuando se alcance un umbral para iniciar las acciones tempranas (Sección 6.2 en la plantilla del PAT completo). La mejor opción es desarrollar un sistema automatizado que monitoree los pronósticos, genere un mapa de intervención y envíe un mensaje de alerta automático a los actores pertinentes. Si la automatización no es posible, necesitarás encontrar otra manera de garantizar un monitoreo consistente.

Para los PAT, idealmente la agencia meteorológica nacional o una agencia de pronósticos regional monitoreará el pronóstico. Sin embargo, las Sociedades Nacionales han desarrollado diferentes sistemas de monitoreo, incluyendo los siguientes:

  • La Sociedad Nacional tiene acceso a los datos de pronóstico (por ejemplo, a través de un servidor FTP) y los procesa por sí misma. Esto podría ser realizado por el Centro de Operaciones de Emergencia (COE) de la Sociedad Nacional.
  • El pronóstico es monitoreado por la agencia meteorológica. Cuando se alcanza un umbral, el servicio meteorológico comunica la alerta y el lugar donde se alcanzó el umbral a los actores pertinentes dentro de la Sociedad Nacional (por ejemplo, el centro de emergencias de la Sociedad Nacional) para su procesamiento.

En particular, si en un contexto existen varias iniciativas de acción anticipatoria, es útil que el umbral esté definido y monitoreado por una autoridad gubernamental para armonizarlos entre las agencias (por ejemplo, armonizando con el PMA, la FAO u otros actores de acción anticipatoria). En ese caso, la agencia meteorológica o la autoridad de gestión de desastres proporciona a la Sociedad Nacional un análisis sobre dónde intervenir.

A continuación encontrarás algunos ejemplos de procesos de monitoreo y activación.

Umbrales armonizados en Mozambique

En Mozambique, el gobierno y su Agencia Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (INGD) han colaborado con socios humanitarios para desarrollar Procedimientos Operativos Estándar (POE) para la acción anticipatoria. A principios de 2026, estos POE habían sido desarrollados para inundaciones, sequías y ciclones, e incluyen umbrales de activación para cada amenaza en diferentes niveles de severidad.

Los pronósticos y las variables de amenaza que sustentan estos umbrales —como las velocidades del viento pronosticadas para ciclones tropicales o el Índice de Precipitación Estandarizada para la sequía— son monitoreados por entidades gubernamentales oficiales, incluyendo las agencias hidrometereológicas. Una vez que se alcanza un umbral según lo definido en los POE, el gobierno emite una declaración oficial para que los socios humanitarios operacionalicen sus protocolos o marcos e implementen la acción anticipatoria.

La Cruz Roja de Mozambique, por ejemplo, ha implementado acciones tempranas de sus Protocolos de Acción Temprana para inundaciones y ciclones siguiendo una declaración oficial de activación del gobierno en 2025 y 2026.

En otros casos, sin embargo, las Sociedades Nacionales también pueden desarrollar sus propios sistemas para el monitoreo del umbral y la activación: Para crear un sistema práctico de monitoreo de pronósticos y activación para su PAT para sequías, la Sociedad de la Media Luna Roja de Somalia (SRCS), en asocio con la Cruz Roja Alemana y HeiGIT, desarrolló un enfoque sencillo utilizando QGIS.

Estudio de caso: Monitoreo de pronósticos en acción

En Somalia, las sequías pueden tener impactos graves en la seguridad alimentaria. Para abordar esto, la SRCS necesitaba una manera de predecir cuándo las comunidades podrían enfrentar escasez crítica y movilizar recursos rápidamente. Esto llevó a un sistema basado en dos indicadores clave:

  • Condiciones de sequía: Medidas por el Índice de Precipitación Estandarizada (SPI-12), que evalúa los patrones de precipitación a largo plazo.
  • Inseguridad alimentaria: Evaluada mediante las proyecciones de inseguridad alimentaria de FEWSNET, una herramienta estándar para el monitoreo y la proyección del acceso a los alimentos en Somalia.

Cuando estos indicadores alcanzan umbrales específicos —por ejemplo, cuando el SPI-12 muestra un nivel de sequía por debajo de -1 y el índice de inseguridad alimentaria de FEWSNET alcanza al menos 0,7— el sistema señala una activación. Esta activación permite a la SRCS planificar y movilizar recursos con un plazo de ocurrencia de 90 días.

Implementación del sistema: pasos clave

  • Configurar carpetas mensuales: Cada mes, el personal de la SRCS crea una nueva carpeta con los datos de pronóstico más recientes, utilizando plantillas para mantener los registros organizados. Esto garantiza que siempre estén preparados con datos actualizados.
  • Recopilar datos clave: El personal descarga los datos del SPI-12 de ICPAC y los datos de inseguridad alimentaria de FEWSNET. Estos datos son la base para el monitoreo de las condiciones de sequía y los problemas de acceso a los alimentos en los distritos de Somalia.
  • Cargar datos en QGIS: En QGIS, un programa de cartografía, los miembros del equipo abren un archivo de proyecto y cargan todos los datos que necesitan para el análisis. Esto incluye los límites de los distritos, los datos de población y los pronósticos más recientes sobre sequía e inseguridad alimentaria.
  • Ejecutar el modelo de umbral: Con todos los datos cargados, activan un modelo preconfigurado en QGIS. Este modelo procesa los datos y comprueba automáticamente cada distrito para ver si se cumplen los umbrales de sequía e inseguridad alimentaria. Si estas condiciones se cumplen en un distrito, el modelo indica que se ha alcanzado el umbral.
  • Visualización del mapa y uso compartido: Finalmente, el equipo genera un mapa visual claro que resalta los distritos donde se ha alcanzado el umbral. Este mapa, completo con etiquetas e información clave, puede guardarse como imagen o PDF para compartirlo fácilmente con los tomadores de decisiones.

Impacto del sistema de monitoreo de pronósticos

A través de este sistema, la SRCS puede anticipar escasez crítica de alimentos relacionada con sequías y responder antes de que alcancen un nivel de crisis. Al visualizar mensualmente los riesgos de sequía e inseguridad alimentaria, la SRCS puede priorizar los distritos que necesitan atención y asignar recursos a las comunidades más vulnerables, garantizando que la acción anticipatoria se implemente a tiempo.

Aquí puedes encontrar más información sobre el flujo de trabajo en QGIS.

Protocolo de Acción Temprana para Inundaciones en Bangladesh – Cuenca del Río Jamuna 

Antecedentes 

La geografía y el clima de Bangladesh, combinados con sus extensos sistemas fluviales, lo hacen extremadamente vulnerable a las inundaciones anuales, en particular a lo largo del río Jamuna. Las inundaciones afectan de manera desproporcionada a las poblaciones de bajos ingresos que viven en zonas bajas con viviendas precarias y altas tasas de dependencia. Los efectos directos de estas inundaciones incluyen pérdidas de vidas, propagación de enfermedades transmitidas por el agua, destrucción de infraestructura y pérdidas significativas en la agricultura y la ganadería. El costo económico de las inundaciones es considerable; las pérdidas por la inundación de 1998 alcanzaron los 2.000 millones de dólares, equivalentes al seis por ciento del PIB nacional.

Objetivos del Protocolo de Acción Temprana

El Protocolo de Acción Temprana (PAT) de la Sociedad de la Media Luna Roja de Bangladesh (BDRCS) tiene como objetivo reducir el impacto de las inundaciones mediante la implementación de medidas proactivas basadas en pronósticos. Este protocolo está orientado a proteger vidas, salvaguardar medios de vida y minimizar la pérdida de bienes de los hogares en las regiones propensas a inundaciones, en particular a lo largo del río Jamuna. Los objetivos principales del PAT son:

  • Reducir las víctimas humanas mediante alertas tempranas, apoyo a la evacuación y prestación de primeros auxilios.
  • Minimizar las pérdidas en los medios de vida protegiendo el ganado, los cultivos y otros recursos esenciales.
  • Preservar los bienes de los hogares proporcionando subvenciones en efectivo que permitan a las familias realizar esfuerzos preventivos y de recuperación.

Componentes principales del PAT

  • Subvenciones en efectivo incondicionales Dirigidas a 4.200 hogares vulnerables, las subvenciones en efectivo proporcionan recursos financieros esenciales para apoyar los preparativos tempranos y la recuperación, incluida la compra de alimentos y la protección del ganado. Los estudios han demostrado que estas subvenciones ayudan a las familias a reducir las pérdidas de ganado y evitar mecanismos de afrontamiento negativos como la venta de bienes del hogar.
  • Apoyo a la evacuación en bote El PAT proporciona servicios de evacuación para las familias con mayor riesgo de quedar aisladas por las aguas de inundación. Esto incluye la movilización de botes para ayudar a 200 familias a trasladarse a zonas más seguras, reduciendo el riesgo de ahogamiento y otros peligros relacionados con las inundaciones.
  • Difusión de alertas tempranas Existe un sistema eficaz de alerta temprana para alertar a las comunidades sobre las inundaciones inminentes, dándoles un plazo de ocurrencia crucial para tomar medidas de protección. La difusión de alertas va acompañada de instrucciones sobre los procedimientos de evacuación y las medidas de seguridad para aumentar la preparación y la capacidad de respuesta de la comunidad.
  • Prestación de primeros auxilios básicos Se dispone de recursos de primeros auxilios para atender las necesidades de salud inmediatas derivadas de la inundación. Esto incluye la atención de lesiones, mordeduras de serpiente y tratamientos iniciales para enfermedades transmitidas por el agua, con el objetivo de reducir los riesgos para la salud de las poblaciones desplazadas y afectadas.

Estrategia de implementación y alcance geográfico

El PAT se ejecuta con un enfoque en los distritos más vulnerables de la Cuenca del Río Jamuna, cubriendo de tres a cuatro distritos. Las acciones tempranas se activan mediante el Centro de Pronóstico y Alerta de Inundaciones (FFWC) y los modelos de pronóstico globales, que monitorean los niveles de agua para predecir la probabilidad y la gravedad de las inundaciones. Al alcanzarse el nivel de peligro, se activa el PAT, facilitando la intervención oportuna en las zonas en riesgo.

Aquí puedes encontrar el resumen del PAT.

Paso 2: Desarrollar un protocolo de comunicación

Durante una activación, es fundamental que todos sepan qué hacer y a quién informar. Especialmente en el caso de amenazas de aparición rápida, que la información se estanque o se retrase en cualquier etapa puede comprometer la oportunidad de toda la activación. El plan o protocolo de comunicación indica quién debe comunicar qué, a quién y cuándo, a lo largo de todo el proceso de monitoreo de pronósticos, activación del umbral, liberación de fondos, distribución de mensajes de alerta, implementación de acciones tempranas y monitoreo de la activación hasta la evaluación de la intervención. Esto también puede ser parte del plan de activación que se describe en el siguiente paso.

La tabla a continuación ofrece un ejemplo de protocolo de comunicación que puedes ajustar según tus necesidades (por ejemplo, añadir nombres y números de teléfono de los responsables). También puedes encontrar una plantilla sencilla en la Caja de Herramientas al final.

Fase Institución Persona ¿A quién informa? Medios de comunicación Propósito de la comunicación
Fase 1: 8-24 horas después de la activación Agencia hidrometereológica Jefe de departamento Jefe de Gestión de Desastres Correo electrónico, teléfono Informar sobre la amenaza, el umbral alcanzado y el area de intervención
Sede de la Sociedad Nacional Jefe de Gestión de Desastres Director/a General Correo electrónico, teléfono Informar sobre la amenaza inminente en las regiones correspondientes
Sede de la Sociedad Nacional Director/a General Todos los jefes de departamento pertinentes Sesión informativa de emergencia Tomar decisiones sobre los pasos iniciales y la distribución de tareas
Sede de la Sociedad Nacional Director/a General FICR Correo electrónico Reportar sobre la activación del PAT
Sede de la Sociedad Nacional Jefe de Gestión de Desastres Filiales provinciales Correo electrónico, teléfono, WhatsApp Informar sobre la amenaza inminente en las regiones correspondientes y preparar la movilización de recursos
Fase 2: 24-96 horas después de la activación Sede de la Sociedad Nacional Jefe de Finanzas y Logística Proveedores locales y empresa de transporte Correo electrónico, teléfono Preparación/empaquetado de los artículos de distribución
... ... ... ... ---
Paso 3: Desarrollar el proceso de implementación de acciones tempranas

La Sección 6.1 del PAT completo te pide describir un proceso de implementación que demuestre que cada paso de la activación ha sido considerado y que la implementación dentro del plazo de ocurrencia disponible es posible. Este proceso de implementación debe cubrir todas las actividades desde el momento en que se alcanza el umbral (Día X) hasta el despliegue del personal/voluntarios, el transporte, la distribución y la finalización del monitoreo posidistribución y/o la evaluación de impacto (Día Y), con cronogramas y responsabilidades claros.

Ten en cuenta que este cronograma es diferente de la matriz operacional de la FICR, que también describirá las tareas principales del PAT, pero a lo largo de la vida útil del PAT y no solo durante la activación.

Para cualquier enfoque de acción anticipatoria, por ejemplo, a nivel comunitario o para el DREF Inminente, el plan de implementación es una herramienta útil para orientar la implementación. Por supuesto, puedes ajustar el nivel de detalle según tus necesidades.

Para garantizar que todos conozcan sus tareas, distribuye el plan o diagrama del proceso ampliamente. Esto puede hacerse diseñando materiales de capacitación adaptados para el personal y los voluntarios y/o distribuyendo “PAT de bolsillo”, que resumen la información clave del PAT en una sola hoja para una consulta rápida. Puedes encontrar un ejemplo de un PAT de bolsillo de América Latina a continuación en la caja de herramientas.

En la caja de herramientas a continuación encontrarás diferentes plantillas del proceso de implementación, algunas de ellas parcialmente completadas.

Establecer un proceso de implementación para tifones en Filipinas

Objetivo y enfoque

Para reducir los impactos de los tifones, el PAT moviliza acciones preventivas basadas en pronósticos, coordinadas por la Cruz Roja Filipina (CRF) con socios regionales y locales. Esto implica el preposicionamiento de Kits de Refuerzo de Refugio (KRR) en los principales almacenes de la CRF y la habilitación de una activación rápida para proteger a las comunidades vulnerables.

  • Acciones preparatorias Los artículos esenciales de los KRR —cuerdas de nailon, clavos, alambres de amarre y varillas de hierro— se almacenan en cinco almacenes regionales (Subic, Albay, Tacloban, Cebú y Surigao del Sur). Las herramientas adicionales y los materiales de protección están listos para su adquisición local en el momento de la activación. Paralelamente, se preimprimen 3.000 copias de materiales informativos para orientar a los residentes sobre la seguridad de los refugios y el ganado, garantizando la sensibilización comunitaria con antelación.
  • Fase de alerta (Día -4) Cuando un tifón se aproxima, se envían alertas automáticas con pronósticos de impacto cada seis horas. Los capítulos en las zonas en riesgo se preparan para una posible activación coordinándose con los proveedores locales y participando en reuniones de Evaluación de Riesgo Previo al Desastre (PDRA) para priorizar las acciones de respuesta.
  • Fase de activación (Día -3 a Día 0) Si los impactos previstos superan los umbrales de activación, un mensaje de activación del umbral pone en marcha la respuesta, orientando a los capítulos para implementar medidas de protección. Los barangays reciben los materiales de los KRR, los residentes llevan a cabo medidas de protección como la cosecha temprana y la limpieza de drenajes, y las evacuaciones preventivas se completan antes del Día -1.

En el PAT de bolsillo también encontrarás una lista de verificación muy detallada de quién tiene que hacer qué y en qué momento. En el deslizador a continuación también encontrarás la lista de verificación.

Listas de verificación del PAT para tifones en Filipinas

Paso 4: Desarrollar un proceso de focalización de las personas en riesgo

El mapa de intervención (consulta el capítulo 6: Determinar el umbral de activación) es el primer paso para focalizar a las personas con mayor riesgo ante la amenaza pronosticada. El mapa de intervención te indica qué áreas focalizar. Sin embargo, en tu plan de acción anticipatoria también deberás describir a quiénes deseas dirigir tus acciones tempranas. Para determinar tus criterios de focalización a nivel comunitario, de hogar o individual, puedes consultar la evaluación de impacto y vulnerabilidad y los datos recopilados en el capítulo 5: Recopilar información sobre riesgos, acciones tempranas e impactos. La plantilla del PAT completo te pide proporcionar la siguiente información:

  • Un resumen de la población objetivo (por ejemplo, número, ubicación, grupo vulnerable específico)
  • Descripción de cómo se seleccionará la población objetivo, por ejemplo, en función de vulnerabilidades, aspectos de protección y género, incluidas las consideraciones relacionadas con la selección dentro del plazo de ocurrencia disponible
  • Si el PAT tiene previsto utilizar sistemas de protección social u otras bases de datos gubernamentales de beneficiarios, indicar cómo se seleccionará el número de hogares objetivo

Preguntas orientadoras para el proceso de focalización en todos los enfoques

  • ¿Cómo están focalizando actualmente a las personas? ¿Cuáles son los criterios?
  • ¿Qué criterios deben usarse para identificar el hogar en función del impacto priorizado?
  • ¿Cómo se incluirán las autoridades locales, los grupos comunitarios y otras organizaciones, por ejemplo, lideradas por jóvenes o mujeres, en la selección de hogares y la distribución?
  • ¿Quién registrará a las familias objetivo? ¿Con qué herramientas (por ejemplo, formularios en papel o sistemas digitales)? ¿Cuánto tiempo toma esto?
  • ¿Qué información se necesita de la comunidad (firma, nombre, edad, etc.)?

Ten en cuenta que existen diferentes enfoques para el registro de beneficiarios dado que los plazos de ocurrencia asociados a la acción anticipatoria suelen ser cortos. Por ejemplo, la Sociedad de la Media Luna Roja de Bangladesh comienza a registrar a los posibles beneficiarios para su PAT para inundaciones una vez que se alcanza el umbral previo a la activación. La Cruz Roja Filipina verifica la población objetivo de manera anual como parte de sus actividades de alistamiento.

En caso de que estés utilizando un registro social, consulta el capítulo 07.1 para más información.

Paso 5: Revisar las directrices de seguridad

Para garantizar la seguridad del personal y los voluntarios durante la implementación de las acciones tempranas, revisa tus directrices de seguridad existentes y decide si es necesario realizar una evaluación adicional o tomar medidas adicionales durante la implementación.

Actualmente, la acción anticipatoria se implementa principalmente en contextos no conflictivos. Sin embargo, el Movimiento de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja está explorando cómo puede implementarse la acción anticipatoria durante conflictos en curso. Esta es una iniciativa a nivel del Movimiento que incluye a las Sociedades Nacionales, la FICR y el CICR. El Grupo de Profesionales de Acción Anticipatoria en Conflictos lidera el desarrollo de orientaciones, metodologías y herramientas para la acción anticipatoria en contextos de conflicto, incluyendo un kit de herramientas integral para la acción anticipatoria en contextos frágiles, afectados por conflictos y violencia.

Paso 6: Documentar e institucionalizar los procedimientos de almacenamiento de datos y activación

En particular para los PAT, tu Sociedad Nacional debe establecer procesos para almacenar los datos de riesgo pertinentes, monitorear los pronósticos y traducir los pronósticos y los datos de riesgo en mapas de activación cuando se alcanza un umbral. También debe documentar estas ubicaciones y procedimientos para garantizar una transferencia fluida de información en caso de rotación del personal.

Algunos consejos y consideraciones para una gestión de datos eficiente y sostenible:

  • QGIS: el software SIG de código abierto puede ayudarte a gestionar tus datos de riesgo y procesar el mapa de intervención.
  • Si se reciben datos de beneficiarios de actores de protección social, incluyendo identificadores personales o información bancaria, estos deben manejarse en estricta conformidad con los principios de protección de datos y los acuerdos establecidos con la institución proveedora. Los roles, los períodos de retención de datos, las modalidades de uso compartido y los procedimientos de eliminación segura deben estar claramente definidos desde el principio. Se recomienda firmemente formalizar estos arreglos en un Memorando de Entendimiento (MdE), idealmente como parte del desarrollo del Protocolo de Comunicación del Paso 2.
  • Carpeta compartida: asegúrate de que los datos estén almacenados en una carpeta compartida a la que puedan acceder varios miembros del personal de la Sociedad Nacional (y todas las personas que puedan necesitar acceso), en lugar de en una computadora individual. Google Drive o una carpeta compartida de Teams son opciones sencillas, pero las consideraciones de privacidad deben revisarse cuidadosamente antes de elegir la solución adecuada.
  • Manual de activación del PAT: el documento del PAT debe orientarte sobre qué hacer durante una activación, pero no es necesariamente un documento operativo. Por ello, puede ser necesario desarrollar un manual de activación más detallado que te guíe durante el proceso de activación.

La manera en que estos datos se almacenen y gestionen dependerá de si este proceso es interno a la Sociedad Nacional o lo realiza un socio técnico, de pronósticos o gubernamental. Varias Sociedades Nacionales han presupuestado personal técnico en sus PAT para garantizar que los datos de riesgo estén actualizados y que los pronósticos sean monitoreados. Otras externalizan el monitoreo de pronósticos y el desarrollo de mapas de activación a terceros. Cuando llegue el momento de revisar y volver a presentar tu PAT, quien supervise el mapeo de activación debe ayudar a revisar los procesos de monitoreo del umbral, el análisis de riesgo y el mapeo de las áreas de activación.

Caja de Herramientas
Quiz

Chapter 8

1 / 5

What is the main objective of developing an EAP activation system?

2 / 5

Which key components are essential for an EAP activation system? (Select all that apply)

3 / 5

What are some important factors to consider when developing a communication protocol for EAP activation?

4 / 5

Which of the following statements are true?

5 / 5

What is the purpose of the intervention map in the EAP activation system?

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